Chuyển đến nội dung chính
Tính năng Email cho phép bạn biến bất kỳ địa chỉ email nào thành hộp thư đến của ChatbotX. Email đến sẽ được hiển thị dưới dạng hội thoại, và nhóm của bạn có thể trả lời trực tiếp từ ChatbotX bằng kết nối SMTP để gửi thông báo, xác nhận đơn hàng, tài liệu hoặc chuỗi email chăm sóc khách hàng tự động.
Lưu ý quan trọng về khả năng gửi Email (Deliverability):
Để đảm bảo email của bạn không bị đánh dấu là thư rác (Spam) và tỷ lệ gửi thành công cao nhất, hãy chắc chắn rằng bạn đã cấu hình xác thực tên miền (SPF, DKIM, và DMARC) trong trình quản lý DNS của tên miền gửi đi trước khi sử dụng ở môi trường thực tế (production).
Nếu bạn chưa có nhà cung cấp SMTP riêng, hãy xem hướng dẫn cấu hình Email để biết các nhà cung cấp được đề xuất và ví dụ về chuỗi kết nối.
Dưới đây là hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao để thiết lập và sử dụng tính năng gửi Email trong ChatbotX.

​
Bước 1: Lấy thông tin xác thực SMTP từ nhà cung cấp

Tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ Email bạn đang sử dụng, bạn sẽ cần các thông tin cơ bản sau để kết nối với ChatbotX:
  • SMTP Host/Server
  • SMTP Port (Thường là 465 cho SSL hoặc 587 cho TLS)
  • SMTP Username (Thường là địa chỉ email của bạn)
  • SMTP Password (Mật khẩu ứng dụng hoặc API Key, không phải mật khẩu đăng nhập tài khoản chính)
Tổng quan các nhà cung cấp dịch vụ Email SMTP phổ biến
Vui lòng mở rộng (click) vào nhà cung cấp Email tương ứng của bạn dưới đây để xem cách lấy Mật khẩu ứng dụng (App Password) hoặc SMTP Key.
1

Bật Xác minh 2 bước

Đăng nhập vào tài khoản Google, truy cập phần Bảo mật (Security) và đảm bảo bạn đã bật Xác minh 2 bước (2-Step Verification).
2

Tạo Mật khẩu ứng dụng

Vẫn trong phần Bảo mật, tìm mục Mật khẩu ứng dụng (App Passwords).
3

Lấy mật khẩu

Nhập tên ứng dụng (ví dụ: ChatbotX SMTP) và nhấn Tạo (Create). Google sẽ cung cấp cho bạn một chuỗi 16 chữ cái. Đây chính là SMTP Password của bạn.
4

Thông số kết nối

  • Host: smtp.gmail.com
  • Port: 465 (SSL) hoặc 587 (TLS)
  • Username: Địa chỉ Gmail của bạn.
Tham khảo thêm tài liệu chính thức: Đăng nhập bằng Mật khẩu ứng dụng - Google Account Help
1

Truy cập cài đặt bảo mật

Đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn, đi tới Security > Advanced Security Options.
2

Tạo Mật khẩu ứng dụng

Đảm bảo Two-step verification đang được bật. Sau đó cuộn xuống mục App passwords và nhấp vào Create a new app password.
3

Lấy mật khẩu

Lưu lại mật khẩu vừa được tạo. Đây là SMTP Password của bạn.
4

Thông số kết nối

  • Host: smtp-mail.outlook.com (hoặc smtp.office365.com cho tài khoản doanh nghiệp)
  • Port: 587 (TLS)
  • Username: Địa chỉ email Outlook/Office 365 của bạn.
Tham khảo thêm tài liệu chính thức: Quản lý Mật khẩu ứng dụng - Microsoft Support
1

Tạo API Key

Đăng nhập SendGrid, vào Settings > API Keys và nhấp Create API Key.
2

Phân quyền

Chọn Restricted Access, cấp quyền Mail Send > Full Access và tiến hành tạo.
3

Lấy thông tin

Copy chuỗi API Key bắt đầu bằng SG.. Đây sẽ là SMTP Password của bạn.
4

Thông số kết nối

  • Host: smtp.sendgrid.net
  • Port: 465 (SSL) hoặc 587 (TLS)
  • Username: apikey (Viết chính xác chữ “apikey”, không phải email của bạn).
Tham khảo thêm tài liệu chính thức: Gửi Email với SMTP - Twilio SendGrid Docs
1

Truy cập SMTP Settings

Trong console AWS, mở dịch vụ Amazon SES, điều hướng tới SMTP Settings.
2

Tạo thông tin SMTP

Nhấp Create My SMTP Credentials. Hệ thống sẽ tạo một người dùng IAM mới có quyền gửi email.
3

Lấy Username và Password

Tải xuống hoặc copy ngay SMTP Username và SMTP Password được cung cấp ở màn hình cuối.
4

Thông số kết nối

  • Host: (Tùy thuộc vào Region của bạn, ví dụ: email-smtp.us-east-1.amazonaws.com)
  • Port: 465 hoặc 587
  • Username: Chuỗi SMTP Username vừa tạo.
  • Password: Chuỗi SMTP Password vừa tạo.
Tham khảo thêm tài liệu chính thức: Lấy thông tin đăng nhập SMTP - Amazon SES Developer Guide
1

Truy cập SMTP & API

Đăng nhập Brevo, nhấn vào tên tài khoản của bạn ở góc trên bên phải > SMTP & API.
2

Tạo SMTP Key mới

Chuyển sang tab SMTP, nhấp vào Generate a new SMTP key.
3

Lấy mật khẩu

Đặt tên cho key và copy chuỗi khóa vừa tạo.
4

Thông số kết nối

  • Host: smtp-relay.brevo.com
  • Port: 587
  • Username: Email đăng nhập Brevo của bạn.
  • Password: Chuỗi SMTP key vừa tạo.
Tham khảo thêm tài liệu chính thức: Thiết lập Brevo SMTP - Brevo Help Center

​
Bước 2: Tạo kênh Email

1

Thêm kênh Email mới

Trong ChatbotX, đi tới Settings → Channels → nhấp vào Add SMTP.
Thêm kênh email mới
2

Chọn nhà cung cấp (Provider)

Tìm và chọn nhà cung cấp dịch vụ Email của bạn từ danh sách thả xuống (ví dụ: Google (Gmail), Outlook, SendGrid, Amazon SES,…).
Chọn nhà cung cấp SMTP
3

Nhập thông tin kết nối SMTP

Điền các thông tin xác thực SMTP đã lấy ở Bước 1. Các trường thông tin bao gồm:
Nhập thông tin kết nối SMTP
TrườngMô tả
HostMáy chủ SMTP của nhà cung cấp (ví dụ: smtp.gmail.com)
PortCổng kết nối SMTP (thường là 587 hoặc 465)
UsernameTên đăng nhập SMTP (thường là địa chỉ email)
PasswordMật khẩu ứng dụng hoặc SMTP Key (không phải mật khẩu đăng nhập chính)
From AddressĐịa chỉ email sẽ hiển thị là người gửi khi khách hàng nhận được thư (ví dụ: noreply@yourdomain.com)
4

Kết nối

Nhấp vào Connect để hoàn tất việc thiết lập cấu hình SMTP.

​
Bước 3: Xin quyền (Opt-In) và Thu thập Email khách hàng

Trước khi có thể gửi Email cho khách hàng qua Flow của ChatbotX, bạn bắt buộc phải có hai yếu tố: Lưu trữ địa chỉ Email của họ và Khách hàng đã đồng ý nhận email (Email Opt-In).
1

Thu thập Email bằng User Input

Sử dụng khối (Block) **Get User Data **trong kịch bản để hỏi địa chỉ email của khách hàng. Trong phần Reply Format, chọn định dạng là Email và lưu kết quả vào Output Custom Field (ví dụ: trường email).
Block Get User Data
2

Đánh dấu Email Opt-in

Sau khi khách hàng cung cấp email, bạn cần tạo một khối hành động (Action block).
  • Nhấp vào dấu + và chọn Perform Action.
  • Nhấp vào khối Action vừa tạo, chọn mục Email Actions.
  • Lựa chọn Opt In Email. Trạng thái này là bắt buộc để hệ thống cho phép kích hoạt gửi thư sau này.
Email Opt-in

​
Bước 4: Thiết lập gửi Email tự động trong Flow

Khi khách hàng đã đồng ý nhận email, bạn có thể tự động gửi thư ở bất kỳ đâu trong Flow.
1

Thêm Block Send Email

  • Trong không gian làm việc của Flow, nhấp vào nút + (Add Block).
  • Lựa chọn khối Send Email trực tiếp từ menu.
block send email
2

Soạn thảo nội dung Email

Trong cửa sổ cấu hình Send Email:
  • To: Mặc định hệ thống sẽ gửi tới email của người dùng hiện tại (nếu đã cung cấp). Bạn cũng có thể thiết lập để gửi email thông báo nội bộ cho nhóm của mình.
  • Subject: Tiêu đề của thư. Bạn có thể sử dụng biến (ví dụ: {{first_name}}) để cá nhân hóa tiêu đề.
  • Body: Nhập nội dung email. Trình soạn thảo hỗ trợ định dạng cơ bản, chèn ảnh, liên kết và sử dụng biến dữ liệu (Custom Fields).
3

Kiểm tra và Xuất bản

Nhấn nút Publish Flow của bạn. Hãy thử nghiệm tương tác với bot để kiểm tra xem hệ thống đã gửi thư tới hộp thư của bạn thành công hay chưa.

​
Xử lý sự cố

Nếu hệ thống không thể gửi email thành công, hãy kiểm tra một số trường hợp phổ biến sau:
  • Nguyên nhân: Username hoặc Password của SMTP không chính xác.
  • Khắc phục: Không sử dụng mật khẩu đăng nhập chính. Đảm bảo bạn đã tạo và sử dụng App Password (Mật khẩu ứng dụng) hoặc API Key/SMTP Key riêng biệt như hướng dẫn ở Phần 1.
  • Nguyên nhân: Sai SMTP Port hoặc bị tường lửa chặn.
  • Khắc phục: Hãy chắc chắn Port đi kèm đúng chuẩn mã hóa. Ví dụ: Port 465 phải chọn SSL, Port 587 phải chọn TLS. Nếu dùng Google Workspace, đảm bảo quyền truy cập IMAP/SMTP không bị tắt bởi quản trị viên.
  • Nguyên nhân: Khách hàng chưa được cấp quyền (Email Opt-in) trong hệ thống.
  • Khắc phục: Kiểm tra dữ liệu Audience xem người dùng đó đã có Email và trạng thái Opted-in hay chưa. Đảm bảo Flow của bạn có bước chạy qua Action Set Email Opt-In trước khi tới Send Email.
  • Khắc phục: Như khuyến cáo ở phần đầu, hãy cấu hình các bản ghi DNS (SPF, DKIM) cho tên miền hiển thị trên email gửi (From Email). Tránh gửi email có nội dung chứa quá nhiều ảnh mà không có text, hoặc sử dụng các từ ngữ “spammy”.