Skip to main content
Khi đội nhóm có nhiều người cùng trực Inbox, bạn cần một cách để phân công rõ ràng: ai phụ trách liên hệ nào, ai đang xử lý hội thoại nào. Tính năng Assign Conversation và Auto Assign giúp bạn làm điều đó mà không cần phải điều phối thủ công liên tục.

​
1. Tạo nhóm tư vấn (Inbox Team)

Trước khi phân công, bạn cần gom các nhân viên thành từng nhóm. Cách tạo:
  1. Vào Settings → Inbox Team.
  2. Nhấn Create Inbox Team → Đặt tên nhóm (ví dụ: “Nhóm Sale”, “Nhóm CSKH”).
    create_inbox_team
  3. Chọn các thành viên vào nhóm → Lưu lại.
    select_user_inbox_team

​
2. Giao cuộc chat cho một nhân viên hoặc nhóm (thủ công)

Khi bạn đang xem một cuộc trò chuyện và muốn giao nó cho một người cụ thể:
  1. Mở cuộc trò chuyện trong Inbox.
  2. Nhìn lên phần trên cùng → Tìm ô Assign Conversation.
  3. Chọn tên nhân viên hoặc tên nhóm cần giao.
Người được giao sẽ nhận được thông báo và biết đây là việc của mình.
assign_conversation_manual

​
3. Cài tự động giao việc trong kịch bản (Flow Builder)

Nếu bạn không muốn ngồi giao thủ công từng cuộc chat, hãy cài đặt luôn trong Flow để hệ thống tự làm:
  1. Trong Flow Builder, thêm khối Action.
  2. Chọn Inbox Actions → Assign Conversation.
  3. Chọn nhân viên hoặc nhóm cần nhận.
Ví dụ: Khi khách chọn “Tôi cần tư vấn giá” → Bot tự động giao cuộc chat đó cho nhóm Sale mà không cần ai phải làm tay.
assign_conversation_flow

​
4. Tự động phân bổ đều cho cả nhóm (Auto Assign)

Tính năng Auto Assign Conversation giúp hệ thống tự chia đều lượng chat cho các nhân viên đang online, giúp phân bổ đồng đều khối lượng công việc và tránh quá tải. Các chế độ phân bổ:
auto_assign_conversation_flow

​
5. Xử lý khi không có nhân viên nào online (Success / Failure Node)

Khi dùng Auto Assign trong Flow Builder, bạn sẽ thấy hai nhánh kết quả:
  • Success: Hệ thống tìm được nhân viên đang rảnh → Giao chat thành công → Kịch bản tiếp tục theo hướng này.
  • Failure: Không có nhân viên nào online/rảnh → Kịch bản chuyển sang hướng dự phòng.
Gợi ý thực tế:
Ở nhánh Failure, bạn nên cài thêm một tin nhắn tự động như: “Xin lỗi bạn, hiện tại đội ngũ tư vấn đang bận. Chúng tôi sẽ liên hệ lại trong thời gian sớm nhất.” Điều này giúp tránh để khách chờ mà không có phản hồi.