Mở Appointment Scheduling
1
Mở Tools
Từ menu bên trái, chọn Tools.
2
Chọn Appointment Scheduling
Nhấn vào thẻ Appointment Scheduling để mở trang quản lý lịch hẹn.
3
Chọn khu vực cần quản lý
Trang Appointment Scheduling gồm ba tab:
- Calendars: Tạo và cấu hình lịch nhận cuộc hẹn.
- Appointments: Theo dõi các cuộc hẹn khách đã đặt.
- External Calendars: Kết nối và quản lý lịch bên ngoài.
Tạo và quản lý Calendar
Tab Calendars hiển thị danh sách các lịch đã tạo. Bạn có thể tìm lịch theo tên, kiểm tra trạng thái hoặc nhấn Add để tạo lịch mới.
Menu Actions cho phép bạn chỉnh sửa, sao chép, lấy Booking Link hoặc xóa Calendar. Bạn phải gắn Booking Link vào một Flow và gửi Flow đó cho khách. Nhờ vậy, ChatbotX nhận diện đúng Contact mở liên kết và đặt lịch.
Khai báo thông tin cuộc hẹn
Trong phần What is your appointment, nhập thông tin giúp bạn nhận biết Calendar và giúp khách hiểu nội dung buổi hẹn.
- Name: Tên cuộc hẹn, ví dụ
Tư vấn giải pháp ChatbotX. - Description (optional): Mô tả nội dung, mục tiêu hoặc thông tin khách cần chuẩn bị trước buổi hẹn.
Thiết lập thời gian có thể đặt lịch
Phần When can people book? xác định ngày và giờ bạn nhận cuộc hẹn. Mỗi ngày trong tuần có thể dùng khung giờ riêng.
Chọn địa điểm diễn ra cuộc hẹn
Phần Where will the appointment happen? cho phép chọn hình thức tổ chức và nhập thông tin khách cần dùng để tham gia cuộc hẹn. Location Type có ba lựa chọn:- In-Person Meeting: Cuộc hẹn trực tiếp. Nhập địa chỉ gặp trong Detail (optional).
- Phone Call: Cuộc hẹn qua điện thoại. Nhập số điện thoại hoặc hướng dẫn liên hệ.
- Online Meeting: Cuộc hẹn trực tuyến. Nhập liên kết Google Meet, Zoom hoặc phòng họp khác.
Cấu hình tin nhắn xác nhận và nhắc lịch
Ngay sau khi bạn tạo một Appointment Calendar, ChatbotX tự tạo hai Flow, tức hai kịch bản tin nhắn tự động, theo tên lịch hẹn:
Hai kịch bản này xuất hiện trong danh sách Flows. Bạn có thể mở từng kịch bản để sửa nội dung tin nhắn trước khi chọn trong phần Notifications.
Khi khách sử dụng Open booking page hoặc Open availability page, ChatbotX tự động gửi Flow đã chọn sau khi khách hoàn tất thao tác đặt lịch hoặc kiểm tra thời gian trống. Nếu chọn None, ChatbotX không gửi thông báo tương ứng. Bạn thay đổi lựa chọn trong phần Notifications của Appointment Calendar.
Phần Notifications cho phép bạn chọn nội dung mà khách nhận được sau khi đặt lịch, hủy lịch hoặc trước khi cuộc hẹn bắt đầu:
- Confirmation Message (optional): Nội dung hiển thị trên trang xác nhận sau khi khách đặt lịch thành công. Đây không phải tin nhắn tự động gửi trong cuộc trò chuyện.
- Confirmation Flow (optional): Chọn Booking confirmation - [Appointment name], một Flow khác hoặc None. Flow đã chọn chạy sau khi cuộc hẹn được xác nhận.
- Cancellation Flow (optional): Chọn Flow gửi tin khi cuộc hẹn bị hủy hoặc chọn None nếu không cần thông báo.
- Reminders: Chọn Reminder - [Appointment name], một Flow khác hoặc None. Nếu dùng Flow, nhập khoảng thời gian và chọn Minutes before, Hours before hoặc Days before.
Hai Flow được tạo tự động chỉ là kịch bản mẫu. Tại Confirmation Flow, Cancellation Flow và Reminders, bạn có thể chọn một Flow khác hoặc None độc lập cho từng loại thông báo.
Thiết lập giới hạn đặt lịch
Phần Restrictions giúp kiểm soát thời lượng, số lượng và thời điểm khách có thể đặt lịch.
Chọn External Calendar
Phần Connect Google Calendar cho phép gắn một lịch ngoài vào Calendar đang cấu hình. Trường External Calendar (optional) hiển thị các lịch đã kết nối; giữ None nếu bạn chưa muốn sử dụng lịch ngoài.
Lưu và bật lịch hẹn
Sau khi hoàn tất các phần cấu hình, hãy lưu Calendar. Quay lại tab Calendars và bật Status để Calendar bắt đầu nhận lịch hẹn. Khi lịch đã hoạt động, hãy gắn Booking Link vào Flow hoặc thêm Appointment Scheduling vào Flow. Gửi Flow cho khách để ChatbotX nhận diện người đặt lịch. Cuộc hẹn mới sau đó xuất hiện trong Calendar đã chọn.Quản lý cuộc hẹn và lịch bên ngoài
Theo dõi Appointments
Vào Tools > Appointment Scheduling và chọn tab Appointments để xem danh sách lịch hẹn của tất cả khách. Chọn Next để xem lịch sắp tới hoặc Past để xem lịch đã qua. Ô Search by name… giúp tìm cuộc hẹn theo tên khách.
Mở menu Actions và chọn View để xem chi tiết. Chọn Cancel nếu bạn cần hủy một cuộc hẹn đang được lên lịch.
Trang chi tiết hiển thị trạng thái, tên Calendar, Confirmation Message, người tham gia, thời gian, Timezone và địa điểm. Nếu cuộc hẹn diễn ra trực tuyến, trường Location hiển thị liên kết phòng họp.
Xem lịch hẹn của khách trong Inbox
Nhân viên có thể xem lịch hẹn của từng khách ngay trong Inbox mà không cần mở lại trang Appointment Scheduling. Mở cuộc trò chuyện của khách, sau đó tìm mục Appointments trong bảng thông tin Contact bên phải. Mở rộng mục này để xem ngày giờ cuộc hẹn và tên Calendar tương ứng.
External Calendars
Tab External Calendars dùng để kết nối Google Calendar với Appointment Scheduling. Nhấn Connect Google, đăng nhập tài khoản Google và hoàn tất cấp quyền kết nối.
- Provider: Nhà cung cấp lịch được kết nối.
- Email: Tài khoản Google dùng để kết nối.
- Calendar ID: Mã nhận dạng của Google Calendar.
- Connected: Trạng thái kết nối.
- Date: Thời điểm tạo kết nối.
- Actions: Các thao tác quản lý kết nối.
Sử dụng Booking Link
Mở menu Actions của Calendar và chọn Get Link để sao chép Booking Link. Gắn liên kết vào tin nhắn hoặc nút bên trong một Flow, sau đó để Flow gửi liên kết cho khách trong cuộc trò chuyện. ChatbotX dựa vào ngữ cảnh gửi của Flow để nhận diện Contact mở Booking Link. Không gửi riêng liên kết qua email, đăng lên website hoặc chia sẻ ngoài Flow vì ChatbotX sẽ không xác định được Contact nào đang đặt lịch.
- Chọn Timezone phù hợp.
- Chọn ngày còn nhận lịch trên Calendar.
- Chọn một khung giờ còn trống. Mỗi lựa chọn hiển thị giờ bắt đầu và giờ kết thúc.
- Kiểm tra thời gian đã chọn, sau đó nhấn Book appointment.
Sử dụng Appointment Scheduling trong Flow
Trong Flow Builder, nhóm Appointment Scheduling có năm Actions. Book appointment và Check availability nhận dữ liệu từ Custom Field, xử lý yêu cầu và lưu kết quả vào trường phản hồi. Hai Actions Open booking page và Open availability page gửi nội dung kèm nút để khách mở trang chọn thời gian.Lấy thời gian bằng Get User Data
Thêm block Get User Data trước Action Appointment Scheduling. Hỏi khách giá trị mà Action tiếp theo cần sử dụng và lưu câu trả lời vào Custom Field:- Date time: Ngày và giờ cuộc hẹn mà Book appointment sử dụng. Ví dụ:
date_time. - Start time: Thời điểm bắt đầu khoảng cần kiểm tra của Check availability. Ví dụ:
start_date. - End time: Thời điểm kết thúc khoảng cần kiểm tra của Check availability. Ví dụ:
end_date.
Thêm Appointment Scheduling vào block Send Message
1
Mở block Send Message
Tạo hoặc mở một block Send Message, sau đó nhấn Create ở cuối bảng cấu hình.
2
Mở nhóm Actions
Trong menu vừa hiển thị, chọn Actions.
3
Chọn Appointment Scheduling
Chọn Appointment Scheduling để thêm thao tác đặt lịch vào block Send Message, sau đó nhấn Edit.
Book appointment
Chọn Book appointment để tạo cuộc hẹn từ dữ liệu đã thu thập:- Appointment Calendar: chọn lịch hẹn đã cấu hình trong Tools.
- Date time: chọn Custom Field chứa ngày và giờ cuộc hẹn. Ví dụ:
date_time. - Save response to a custom field: chọn Custom Field dùng để lưu kết quả tạo cuộc hẹn. Ví dụ:
response_appointment.
Cancel appointment
Chọn Cancel appointment, sau đó chọn Appointment Calendar chứa cuộc hẹn cần hủy. Khi khách đến bước này trong cuộc trò chuyện, ChatbotX hủy cuộc hẹn thuộc lịch đã chọn. Nếu đã chọn nội dung tại Cancellation Flow, ChatbotX gửi thông báo hủy lịch cho khách theo thiết lập của Calendar.
Check availability
Chọn Check availability để kiểm tra các khung giờ còn trống trên Appointment Calendar:- Appointment Calendar: chọn lịch cần kiểm tra.
- Start time: chọn Custom Field chứa thời điểm bắt đầu khoảng cần kiểm tra. Ví dụ:
start_date. - End time: chọn Custom Field chứa thời điểm kết thúc khoảng cần kiểm tra. Ví dụ:
end_date. - Use result for AI: cho phép AI sử dụng kết quả kiểm tra khi tạo câu trả lời.
- Save response to a custom field: chọn trường lưu kết quả kiểm tra, ví dụ
response_appointment, để sử dụng trong tin nhắn tiếp theo.
Open booking page
Chọn Open booking page và chọn Appointment Calendar cần hiển thị.
Open availability page
Chọn Open availability page và chọn Appointment Calendar cần kiểm tra.
Gửi tin nhắn theo kết quả
Sau khi lưu, ba Actions Book appointment, Cancel appointment và Check availability hiển thị hai điểm nối theo kết quả:- Success: Action đã hoàn thành thao tác đặt lịch, hủy lịch hoặc kiểm tra thời gian trống.
- Error: ChatbotX không thể hoàn thành yêu cầu, chẳng hạn khung giờ vừa được người khác đặt.
Ví dụ sử dụng
Một kịch bản đặt lịch tư vấn có thể thực hiện theo trình tự:1
Hỏi nhu cầu của khách
Bot thu thập chủ đề khách muốn trao đổi. Get User Data lưu ngày giờ mong muốn vào Custom Field.
2
Kiểm tra thời gian trống
Check availability tìm các khung giờ phù hợp trên Calendar.
3
Đặt cuộc hẹn
Book appointment đọc ngày giờ trong Custom Field, tạo cuộc hẹn và lưu phản hồi.
4
Gửi xác nhận và nhắc lịch
ChatbotX gửi tin xác nhận sau khi đặt thành công và gửi lời nhắc trước giờ hẹn.